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Sommaire

Chapitre 1 : « Que peut-on faire avec PowerPoint ? »

PowerPoint est l’application de présentation assistée par ordinateur la plus utilisée au monde. Vous l'utiliserez pour créer tous types de présentations : sur un écran d’ordinateur, en ligne, sur des transparents ou des feuilles imprimées.

Si vous n'êtes pas un présentateur né, PowerPoint 2019 vous assistera, de la création à la production, et vous permettra de définir des présentations d’un aspect professionnel et irréprochable. Peu importe le support final utilisé : définissez votre présentation en utilisant les outils mis à votre disposition dans le ruban. Vous pourrez ensuite imprimer des transparents, des documents papier ou des commentaires pour votre audience, créer un package de présentation, une vidéo ou encore partager vos créations sur le Web.

Chapitre 2 : « Terminologie »

 

PowerPoint utilise des termes qui lui sont propres et qui peuvent demander quelques explications pour bien être appréhendées par un néophyte.

  • PowerPoint permet de créer des fichiers nommés présentations.
  • Une présentation est composée d’une ou de plusieurs pages appelées diapositives.
  • Les diapositives sont composées d’un ou de plusieurs objets : textes, effets typographiques, photos ou images, cliparts, graphiques, vidéos (locales ou Internet), sons, etc.
  • PowerPoint propose des diapositives préformatées qui contiennent un ou plusieurs espaces réservés à des objets spécifiques. Ici par exemple, une zone de titre, un texte dans une bande étroite à gauche de la diapositive et un contenu à droite de la diapositive (tableau, graphique, SmartArt, image, clipart ou élément multimédia). 

  • Pour faciliter la création de vos présentations, rien de tel qu’un thème ou qu’un modèle de conception, directement accessible dans PowerPoint ou sur Internet.
  • Il est possible d’appliquer des effets sur les objets contenus dans les diapositives ou sur les diapositives elles-mêmes. Dans le premier cas, nous parlerons d’animations. Dans le deuxième, de transitions.

Chapitre 3 : « Lancer PowerPoint »

Pour lancer PowerPoint, cliquez sur Démarrer, tapez powerpoint, puis cliquez sur PowerPoint dans la partie supérieure du menu Démarrer.

Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez :

  1. Ouvrir une présentation utilisée récemment en cliquant sur l'une des entrées énumérées sur la gauche ;
  2. Cliquer sur Ouvrir d'autres présentations pour ouvrir une présentation stockée sur les unités de masse de l'ordinateur, le réseau local ou votre espace OneDrive ;
  3. Créer une nouvelle présentation vierge en cliquant sur Nouvelle présentation ;
  4. Créer une nouvelle présentation basée sur un modèle en cliquant sur l'une des icônes affichées dans la partie droite de l'écran.

Ici par exemple, nous créons une nouvelle présentation vierge.

Nous reviendrons sur toutes ces options dans les rubriques suivantes.

Chapitre 4 : « La fenêtre de PowerPoint »

Lorsque vous lancez PowerPoint, la barre de titre affiche le nom de la présentation en cours d’édition et le nom de l'application.

La partie droite de la barre de titre donne accès aux icônes Options d’affichage du ruban, Minimiser, Maximiser et Fermer.

Si vous cliquez sur Options d’affichage du ruban, vous pouvez choisir de masquer automatiquement le ruban pour maximiser l’espace disponible, de limiter l’affichage du ruban à ses seuls onglets ou d’afficher la totalité du ruban, c’est-à-dire ses onglets et ses icônes :

Si vous cliquez sur le bouton Réduire, PowerPoint se replie dans la Barre des tâches. Pour afficher à nouveau sa fenêtre, il suffit de cliquer sur l'icône correspondante dans la barre des tâches.

Dans la partie supérieure de la fenêtre, le ruban contient un ensemble d’icônes classées par fonctionnalités (onglets) et sous-fonctionnalités (groupes).

Dans la partie inférieure de la fenêtre, la barre d'état affiche le numéro de la diapositive en cours, le nom du thème actif et la langue utilisée dans la présentation. Si une ou plusieurs de ces informations ne sont pas affichées, cliquez du bouton droit sur la barre d'état et sélectionnez l'entrée correspondante dans le menu.

Sur le côté droit de la barre d'état, plusieurs icônes vous permettent d'insérer des commentaires destinés au présentateur ou aux co-auteurs, de choisir le mode d'affichage et le facteur de zoom.

Chapitre 5 : « Première utilisation du ruban »

Le ruban est composé de plusieurs onglets thématiques. A l'intérieur de chaque onglet, les commandes sont regroupées en catégories distinctes, appelés Groupes.

Examinons les principaux onglets par défaut.

L'onglet Fichier donne accès à la vue Backstage, qui regroupe de nombreuses fonctions centrées sur les tâches, telles que l'ouverture, la clôture, l'enregistrement, l'impression et le partage de vos présentations.

L'onglet Accueil rassemble les commandes les plus courantes : gestion du presse-papier, des polices, des diapositives, des styles et des outils d'édition. 

L'onglet Insertion permet d'insérer différentes informations dans un les diapositives : des tableaux, des illustrations, des graphiques, des liens hypertextes, des zones de texte, etc. 

L’onglet Création contient tous les contrôles nécessaires pour mettre en forme vos diapositives : mise en page, styles et arrière-plan. 

L’onglet Transitions permet de définir des animations entre les différentes diapositives de la présentation.

L'onglet Animations propose des animations et des transitions pour donner vie aux objets inclus dans vos diapositives. 

L'onglet Diaporama permet de configurer et d’exécuter la présentation en cours d’édition.

L'onglet Révision donne accès à des outils de vérification, permet d'ajouter des commentaires à vos diapositives et de comparer deux présentations.

L'onglet Affichage permet de choisir le mode d’affichage, d’accéder aux masques de diapositives, de préciser le niveau de zoom, de répartir la zone de travail entre les différents diaporamas ouverts, d’accéder aux macros et bien d’autres choses encore. 

Enfin, l’onglet Aide donne accès à différentes ressources pour vous aider dans votre utilisation quotidienne de PowerPoint. 

Ces onglets seront utilisés tout au long de cette formation. 

Chapitre 6 : « La vue Backstage »

L'onglet Fichier du ruban donne accès à un écran de paramétrage, appelé vue Backstage, qui occupe toute la fenêtre de l’application. Par son intermédiaire, vous pourrez accéder à des fonctionnalités telles que l’ouverture, la fermeture, la sauvegarde, l’impression et le partage de la présentation en cours d’édition.

L’onglet Informations donne accès à des informations sur la présentation en cours d’édition ainsi qu’à plusieurs boutons de commande.

En cliquant sur Protéger la présentation, vous pouvez entre autres :

  • Ajouter des restrictions sur l’ouverture, la modification et la sauvegarde de la présentation.
  • Ajouter une signature numérique à la présentation.
  • Indiquer aux lecteurs qu’il s’agit de la version finale de la présentation.

En cliquant sur Vérifier l’absence de problèmes, vous pouvez :

  • Inspecter les propriétés attachées à la présentation (nom de l'auteur, commentaires, compléments, macros, etc.), et, si nécessaire, les supprimer.
  • Vérifier si votre classeur présente des problèmes d’accessibilité.
  • Vérifier la présence de fonctionnalités qui ne sont pas prises en compte dans les versions précédentes de PowerPoint.

En cliquant sur Gérer la présentation, vous pouvez récupérer les sauvegardes temporaires de la présentation en cas de "plantage" de l’ordinateur ou de l’application, et supprimer les éventuelles présentations non enregistrées.

La commande Nouveau permet de créer une nouvelle présentation vierge ou basée sur un modèle prédéfini, fourni avec PowerPoint ou téléchargé sur Office.com.

La commande Ouvrir permet d'ouvrir une présentation existante. Elle liste les présentations utilisées récemment. Elle permet également d'ouvrir une autre présentation qui se trouve dans les mémoires de masse de l’ordinateur, dans un espace OneDrive ou sur un ordinateur du réseau :

Les utilisateurs des anciennes versions de PowerPoint préfèreront peut-être utiliser la boîte de dialogue Ouvrir. Le cas échéant, appuyez sur Ctrl + F12 pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir en court-circuitant la vue Backstage.

Les commandes Enregistrer et Enregistrer sous permettent d'enregistrer la présentation en cours d'édition sur les mémoires de masse de l'ordinateur ou sur votre espace OneDrive. Utilisez la commande Enregistrer si la présentation n'a jamais été sauvegardée. Utilisez la commande Enregistrer sous pour enregistrer la présentation sous un autre nom.

La commande Imprimer permet de définir les paramètres d'impression et d'imprimer la présentation en cours.

La commande Partager est utilisée pour partager votre présentation par e-mail ou via OneDrive.

La commande Exporter permet de sauvegarder la présentation au format PDF ou XPS ou dans un fichier d'un autre type. Par exemple dans une vidéo que vous pourrez graver sur CDROM, mettre à disposition sur le Web ou envoyer par courrier électronique. Les diapositives s’enchaînent à un rythme fixé dans la zone de texte Secondes passées sur chaque diapositive, en utilisant la qualité sélectionnée dans la première liste déroulante (480p, 720p, 1080p ou 4K). Notez qu’il est également possible de créer une présentation en direct, en utilisant la fonctionnalité Enregistrement de l’écran de PowerPoint 2019. Consultez la section « Enregistrement de l’écran » pour en savoir plus à ce sujet.

La commande Fermer est utilisée pour fermer la présentation en cours d'édition. Si la présentation a été modifiée depuis la dernière sauvegarde, PowerPoint vous propose de la sauvegarder avant de la fermer.

La commande Compte permet de modifier :

  • Le motif d'arrière-plan affiché en haut de la fenêtre.
  • Le jeu de couleurs utilisé par PowerPoint : Couleur, Gris foncé, Noir ou Blanc.
  • Les services connectés à PowerPoint. Cette fonctionnalité est pratique si vous prévoyez d'insérer des images, des vidéos ou des fichiers depuis un ou plusieurs comptes OneDrive ou Office 365 SharePoint.

La commande Votre avis permet de communiquer votre avis sur PowerPoint ou d’émettre une suggestion.

Enfin, la commande Options donne accès à tous les paramètres relatifs à l'exécution et à l'utilisation de PowerPoint.

Chapitre 7 : « Définition du dossier de travail »

Si aucun dossier de travail n’est spécifié, PowerPoint utilise le dossier Documents par défaut. Ce dossier se trouve dans le dossier Users\utilisateur (où utilisateur représente le nom de l'utilisateur) du disque d’installation de Windows.

Si ce dossier ne vous convient pas, il est très simple d’en changer :

  • Basculez sur l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Options.
  • Sélectionnez l'onglet Enregistrement dans la partie gauche de la boîte de dialogue Options PowerPoint.
  • Désignez le dossier à utiliser par défaut dans la zone de texte Dossier local par défaut.
  • Validez en cliquant sur OK.

Lorsque vous appuyez sur Ctrl + F12 pour ouvrir une présentation, la boîte de dialogue Ouvrir pointe sur le dossier que vous venez de définir.

Chapitre 8 : « Couper, copier, coller »

Les opérations de couper/copier/coller sont universellement utilisées dans le système d'exploitation Windows ainsi que dans les applications qui fonctionnent sous Windows. En ce qui concerne PowerPoint 2019, elles vous permettront de déplacer et/ou de dupliquer les éléments (textes, images et autres objets) affichés dans une présentation.

Pour copier un ou plusieurs objets, commencez par les sélectionner, cliquez sur l'onglet Accueil du ruban, puis sur l'icône Copier dans le groupe Presse-papiers (vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + C pour parvenir au même résultat). Les objets sont copiés dans le presse-papiers et peuvent être collés une ou plusieurs fois dans la présentation en cours d'édition ou dans tout autre présentation.

Pour coller le contenu du presse-papiers dans la diapositive courante, sélectionnez l'onglet Accueil, puis cliquez sur l'icône Coller dans le groupe Presse-papiers. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + V pour parvenir au même résultat.

Pour couper un ou plusieurs objets, commencez par les sélectionner, cliquez sur l'onglet Accueil du ruban puis sur l'icône Couper dans le groupe Presse-papiers (vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + X pour parvenir au même résultat). Les objets sélectionnés disparaissent. Ils sont placés dans le presse-papiers et peuvent être collés une ou plusieurs fois dans la présentation en cours d’édition ou dans toute autre présentation. 

Chapitre 9 : « Couper, copier, coller évolué »

Les applications de la suite Office 2019 ont accès à un presse-papiers multiple contenant 24 entrées. Il est donc possible de couper ou de copier jusqu'à 24 éléments différents et de les coller comme bon vous semble dans vos présentations.

Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez afficher le volet Presse-papiers en cliquant sur son lanceur de boîte de dialogue :

Le volet Presse-papiers s’affiche dans la partie gauche de la fenêtre de PowerPoint :

Lorsque vous utilisez la commande Couper ou Copier (groupe Presse-papiers, sous l'onglet Accueil du ruban), la sélection est empilée dans le presse-papiers multiple. Pour coller l'un des éléments empilés, il vous suffit alors de sélectionner l'entrée correspondante dans le volet Presse-papiers.

Chapitre 10 : « Les vues de PowerPoint »

Lorsque vous lancez PowerPoint, la vue Normal est active. Dans ce mode d'affichage, le volet Miniatures occupe la partie gauche de la fenêtre. Il affiche les diapositives sous une forme réduite. Il suffit de cliquer sur une d'entre elles pour afficher son contenu dans la zone de travail. 

Les icônes situées dans la partie droite de la barre d’état permettent de changer de vue en un clic souris :

  • L'icône Normal donne accès aux vues Normal et Plan. Si la vue Normal est active, la présentation bascule en vue Plan. Inversement, si la vue Plan est active, la présentation bascule en vue Normal.
  • La vue Trieuse de diapositives permet de changer très facilement l'ordre des diapositives.
  • La vue Lecture permet de prévisualiser votre présentation en mode fenêtré.
  • Enfin, la vue Diaporama lance la présentation en plein écran. Tous les effets et animations qui y ont été définis sont exécutés. 

Chapitre 11 : « Le thème Office noir »

Tout comme pour les autres applications de la suite Office 2019, un thème noir est disponible pour PowerPoint. Ce thème affecte l’interface de PowerPoint. Entendez par là tout ce qui entoure la présentation. Pour activer ce thème, basculez sur l’onglet Fichier et cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options PowerPoint s’affiche. Dans l’onglet Général, sous Personnaliser votre suite de programmes Microsoft Office, sélectionnez Noir dans la liste déroulante Thème Office et validez en cliquant sur OK :

Si vous préférez, vous pouvez basculer sur l’onglet Fichier du ruban puis cliquer sur Compte. Choisissez Noir dans la liste déroulante Thème Office :

L’effet est saisissant (notez qu’il affecte également les autres applications de la suite Office 2019).