Nellapp

Sommaire

Chapitre 1 : « Lancer Excel »

Pour lancer Excel, cliquez sur Démarrer, tapez excel, puis cliquez sur Excel dans la partie supérieure du menu Démarrer.

Excel s’ouvre sur une page particulière. Vous pouvez :

  1. Ouvrir un classeur récemment ouvert en cliquant sur un des éléments affichés sous Récent.
  2. Cliquer sur Ouvrir d'autres classeurs pour ouvrir un classeur stocké sur les mémoires de masse de l'ordinateur, le réseau local ou votre espace OneDrive.
  3. Créer un nouveau classeur vide en cliquant sur Nouveau classeur.
  4. Créer un nouveau classeur basé sur un modèle en cliquant sur l'une des icônes affichées dans la partie droite de l'écran.

Ici par exemple, nous créons un nouveau classeur vide :

Nous reviendrons sur toutes les possibilités offertes par l'écran de démarrage d'Excel dans les rubriques suivantes.

Chapitre 2 : « Premier contact avec Excel »

La barre de titre d'Excel affiche le nom de l'application et le nom du classeur actif.

Dans la partie gauche de la barre de titre, la barre d'outils Accès rapide contient une ou plusieurs icônes permettant d'accéder facilement à certaines fonctionnalités clés. 

La partie droite de la barre de titre donne accès aux icônes Options d’affichage du ruban, Minimiser, Maximiser et Fermer.

Si vous cliquez sur Options d’affichage du ruban, vous pouvez choisir de masquer automatiquement le ruban pour maximiser l’espace disponible, de limiter l’affichage du ruban à ses seuls onglets ou d’afficher la totalité du ruban, c’est-à-dire ses onglets et ses icônes : 

Si vous cliquez sur Minimiser, Excel se replie dans la barre des tâches de Windows. Pour afficher à nouveau la fenêtre de l'application, il suffit de cliquer sur son icône dans la barre des tâches.

En dessous de la barre de titre, le ruban rassemble les fonctionnalités d’Excel, classées par onglets et par groupes thématiques. Reportez-vous à la section suivante pour obtenir plus d'informations sur le ruban. 

En dessous du ruban, une barre donne accès aux cellules et affiche leur contenu. A gauche, la Zone Nom affiche le nom de la cellule ou de la zone active et permet d'accéder à une cellule ou à une zone en entrant son nom. A droite, la barre de formule affiche le contenu de la cellule. 

La partie centrale de la fenêtre est composée de cellules. La cellule active est repérée par un rectangle épais. C’est elle qui reçoit les chiffres et les lettres tapés au clavier.

Dans la partie inférieure de la fenêtre, plusieurs onglets permettent d'accéder aux différentes feuilles de calcul contenues dans le classeur.

Chapitre 3 : « Première utilisation du ruban »

Le ruban est composé de plusieurs onglets qui permettent d'accéder aux commandes les plus pertinentes dans chacun des domaines de travail de l'application. Dans chaque onglet, les commandes sont regroupées dans différentes catégories appelés groupes.

Les onglets par défaut ont pour nom Fichier, Accueil, Insertion, Mise en page, Formules, Données, Révision, Affichage et Aide.

L'onglet Fichier donne accès à la vue Backstage, qui regroupe de nombreuses fonctions telles que l'ouverture, la clôture, l'enregistrement, l'impression et le partage de classeurs.

L'onglet Accueil rassemble les commandes les plus courantes : gestion du presse-papier, des polices, de l’alignement, des nombres, de la mise en forme des cellules, des styles et des outils d'édition. 

L'onglet Insertion permet d'insérer différents éléments dans un classeur : des tableaux, des illustrations, des graphiques, des liens hypertextes, des zones de texte, etc.

L'onglet Mise en page contient tous les contrôles nécessaires pour mettre en forme vos feuilles de calcul.

L'onglet Formules donne accès à tout ce dont vous avez besoin pour créer des formules : une bibliothèque de fonctions, un gestionnaire de noms et un outil d'audit de formules.

L'onglet Données permet d’utiliser, de trier, de filtrer, de valider, de grouper et de dissocier des données provenant de sources externes.

L'onglet Révision est utilisé dans le cadre d'un travail en équipe. Il donne accès à des outils de vérification, permet d’ajouter des commentaires, de limiter l’accès à certaines cellules et bien d’autres choses encore.

L'onglet Affichage permet de choisir le mode d'affichage du classeur, d'afficher ou de cacher la barre de formules, le quadrillage et les en-têtes, de choisir un niveau de zoom et de gérer les fenêtres ouvertes. 

Enfin, l’onglet Aide donne accès à différentes ressources pour vous aider dans votre utilisation quotidienne d’Excel. 

Comme nous le verrons dans une autre section, Excel 2019 permet de créer vos propres onglets pour regrouper les commandes les plus fréquemment utilisées en un seul emplacement.

Chapitre 4 : « La vue Backstage »

L'onglet Fichier donne accès à un menu qui occupe toute la fenêtre d'Excel. Ce menu est appelé vue Backstage. Il rassemble des fonctionnalités telles que l’ouverture, la fermeture, la sauvegarde, l’impression et le partage du classeur en cours d’édition.

L’onglet Informations donne accès à des informations sur le classeur en cours d’édition ainsi qu’à plusieurs boutons de commande.

En cliquant sur Protéger le classeur, vous pouvez entre autres :

  • Ajouter des restrictions sur l’ouverture, la modification et la sauvegarde du classeur.
  • Ajouter une signature numérique au classeur.
  • Indiquer aux lecteurs qu’il s’agit de la version finale du classeur.

En cliquant sur Vérifier l’absence de problèmes, vous pouvez :

  • Inspecter les propriétés attachées au classeur (nom de l'auteur, commentaires, etc.), et, si nécessaire, les supprimer.
  • Vérifier si votre classeur présente des problèmes d’accessibilité.
  • Vérifier la présence de fonctionnalités qui ne sont pas prises en compte dans les versions précédentes d’Excel.

En cliquant sur Gérer le classeur, vous pouvez récupérer les sauvegardes temporaires du classeur en cas de "plantage" de l’ordinateur ou de l’application, et supprimer les éventuels classeurs non enregistrés.

En cliquant sur Options d’affichage du navigateur, vous pouvez choisir ce que les utilisateurs voient lorsqu’ils consultent votre classeur sur le Web (le classeur entier, certaines feuilles seulement ou certains éléments du classeur).

La commande Nouveau permet de créer un nouveau classeur vierge ou basé sur un modèle prédéfini, fourni avec Excel ou téléchargé sur Office.com.

La commande Ouvrir permet d'ouvrir un classeur existant. Elle liste les classeurs utilisés récemment. Elle permet également d'ouvrir un autre classeur qui se trouve dans les mémoires de masse de l’ordinateur, dans un espace OneDrive ou sur un ordinateur du réseau :

Les utilisateurs des anciennes versions d'Excel préfèreront peut-être utiliser la boîte de dialogue Ouvrir. Le cas échéant, appuyez sur Ctrl + F12 pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir en court-circuitant la vue Backstage.

Les commandes Enregistrer et Enregistrer sous permettent d'enregistrer le classeur en cours d'édition sur les mémoires de masse de l'ordinateur ou sur votre espace OneDrive. 

Utilisez la commande Enregistrer si le classeur n'a jamais été sauvegardé. Utilisez la commande Enregistrer sous pour enregistrer le classeur sous un autre nom.

La commande Imprimer permet de définir les paramètres d'impression et d'imprimer le classeur en cours.

La commande Partager est utilisée pour partager votre classeur par e-mail ou via OneDrive.

La commande Exporter permet de sauvegarder le classeur au format PDF ou XPS ou de l'exporter dans un des autres formats de fichiers supportés par Excel. 

La commande Publier permet de publier vos rapports et vos tableaux de bord pour les partager avec vos collègues et vos amis.

La commande Fermer est utilisée pour fermer le classeur en cours d'édition. Si le classeur a été modifié depuis la dernière sauvegarde, Excel vous propose de le sauvegarder avant de le fermer.

La commande Compte permet de modifier :

  • Le motif d'arrière-plan affiché en haut de la fenêtre.
  • Le jeu de couleurs utilisé par Excel : Couleur, Gris foncé, Noir ou Blanc.
  • Les services connectés à Excel. Cette fonctionnalité est pratique si vous prévoyez d'insérer des images, des vidéos ou des fichiers depuis un ou plusieurs comptes OneDrive ou Office 365 SharePoint.

La commande Votre avis permet de communiquer votre avis sur Excel ou d’émettre une suggestion.

Enfin, la commande Options donne accès à tous les paramètres relatifs à l'exécution et à l'utilisation d'Excel.

Chapitre 5 : « Formats et extensions »

Comme ses prédécesseurs, Excel 2019 utilise un format de fichier basé sur XML. Ce format offre deux principaux avantages :

  • Les fichiers sont automatiquement compressés et peuvent être réduits de 25% à 75% de leur taille initiale, et ce, sans qu'aucune intervention ne soit nécessaire.
  • Les fichiers sont structurés de façon modulaire, de façon à séparer leurs différentes composantes (textes, images, illustrations, éléments dessinés, etc.). Leurs différentes composantes (textes, images, illustrations, éléments dessinés, etc.) sont ainsi séparées. Si une ou plusieurs de ces composantes viennent à être endommagées, il est très souvent possible de passer outre et d'ouvrir le classeur.

Les extensions de fichiers utilisées sont les suivantes :

  • xlsx pour les classeurs ;
  • xlsm pour les classeurs qui contiennent des macros ;
  • xltx pour les modèles ;
  • xltm pour les modèles qui contiennent des macros. 

Chapitre 6 : « Raccourcis clavier »

Pour être aussi efficace que possible lorsque vous utilisez Excel, il n'y a rien de tel que les raccourcis clavier. Voici les principaux raccourcis clavier que vous devriez avoir en tête pour optimiser votre utilisation d'Excel :

Raccourci Fonction
Ctrl + N Créer un nouveau dossier
Ctrl + O Ouvrir un classeur
Ctrl + F12 Afficher la boîte de dialogue Ouvrir
Ctrl + S Enregistrer le classeur en cours
Ctrl + P Ouvrir la boîte de dialogue Imprimer
Ctrl + Z Annuler la dernière frappe ou mise en forme
Ctrl + Y Rétablir la dernière frappe ou mise en forme
Ctrl + X Couper la sélection et la placer dans le presse-papiers
Ctrl + C Copier la sélection et la placer dans le presse-papier
Ctrl + V Copier le contenu du presse-papiers dans la cellule active
Ctrl + A Sélectionner toute la feuille de calcul ou les cellules environnantes
Ctrl + F Accéder à la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, onglet Rechercher sélectionné
Ctrl + H Accéder à la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, onglet Remplacer sélectionné
F5 Accéder à la boîte de dialogue Atteindre

Si ces raccourcis clavier ne vous suffisent pas, cliquez dans la zone Dites-le-nous, tapez raccourcis clavier, pointez Obtenir de l’aide sur raccourcis clavier et cliquez sur Raccourcis clavier dans Excel sur Windows. Le volet d’aide s’affiche dans la partie droite de la fenêtre. Il donne accès à tous les raccourcis clavier utilisables dans Excel.

Chapitre 7 : « Aide en ligne »

Très peu d'utilisateurs d'Excel savent comment tirer parti de l'aide en ligne. Pourtant, la plupart des questions les plus fréquentes y trouvent une solution ou un embryon de solution.

Pour accéder à l’aide en ligne, appuyez sur la touche de fonction F1 du clavier. Le volet d’aide s’affiche dans la partie droite de la fenêtre d’Excel. Vous pouvez parcourir les rubriques d’aide ou utiliser la zone de recherche. Dans le deuxième cas, indiquez ce que vous recherchez, appuyez sur la touche Entrée du clavier, puis cliquez sur une des réponses pour développer son contenu.

Chapitre 8 : « Le menu contextuel de la souris »

Le bouton droit de la souris peut être utilisé pour afficher un menu contextuel qui contient des commandes liées à l'objet pointé.

Voici quelques exemples :

  • Lorsque vous cliquez du bouton droit sur une icône du ruban, vous pouvez ajouter cette icône dans la barre d'outils Accès rapide ou personnaliser le ruban.
  • Lorsque vous cliquez du bouton droit sur une cellule, vous pouvez effectuer un couper/copier/coller dans cette cellule, modifier le format de la cellule, insérer un commentaire, etc.
  • Lorsque vous cliquez du bouton droit sur un des onglets situés au-dessus de la barre d'état, vous pouvez insérer, supprimer, renommer, déplacer ou copier la feuille de calcul correspondante.

Vous trouverez beaucoup d'autres situations pour lesquelles le bouton droit de la souris permet d'accélérer les tâches courantes.

Chapitre 9 : « Thème Office noir »

Tout comme pour les autres applications de la suite Office 2019, un thème noir est disponible pour Excel. Ce thème affecte l’interface d’Excel. Entendez par là tout ce qui entoure le classeur. Pour activer ce thème, basculez sur l’onglet Fichier et cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Excel s’affiche. Dans l’onglet Général, sous Personnaliser votre suite de programmes Microsoft Office, sélectionnez Noir dans la liste déroulante Thème Office et validez en cliquant sur OK :

Si vous préférez, vous pouvez basculer sur l’onglet Fichier du ruban puis cliquer sur Compte. Choisissez Noir dans la liste déroulante Thème Office :

L’effet est saisissant (notez qu’il affecte également les autres applications de la suite Office 2019).

Chapitre 10 : « Personnaliser le ruban »

Dans Excel 2019, vous pouvez regrouper les commandes les plus fréquemment utilisées dans un nouvel onglet.

Cliquez du bouton droit sur une partie inoccupée du ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban dans le menu contextuel. Cette action affiche la boîte de dialogue Options Excel, onglet Personnaliser le ruban sélectionné.

Cliquez sur Nouvel onglet, sélectionnez l’entrée Nouvel onglet et donnez un nom à votre nouvel onglet : Mes préférés par exemple. Sélectionnez l’entrée Nouveau groupe et donnez un nom au nouveau groupe : Commandes utiles par exemple.

Supposons que vous vouliez insérer les icônes Formes, Macros et Police dans ce nouveau groupe. Sélectionnez Commandes courantes dans la première liste déroulante. Cliquez sur Formes puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Formes dans l’onglet Mes préférés. Cliquez sur Macros puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Macros dans l’onglet Mes préférés. Enfin, cliquez sur Police puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Police dans l’onglet Mes préférés

Vous pouvez ajouter autant d'onglets, de groupes et d'icônes que nécessaire. Une fois que vous aurez fini, cliquez sur OK pour les insérer dans le ruban.

Ici, nous allons nous contenter des trois icônes qui ont été insérées dans l’onglet Mes préférés. Cliquez sur OK et savourez les possibilités offertes par votre nouvel onglet. Comme vous pouvez le voir, les icônes Formes, Macros et Police sont maintenant accessibles dans le groupe Commandes utiles de l’onglet Mes préférés du ruban : 

Retournons dans la boîte de dialogue Options Excel, sous l’onglet Personnaliser le ruban.

Toutes les icônes ne se trouvent pas dans la catégorie Commandes courantes. Si vous connaissez les catégories des icônes que vous voulez insérer, sélectionnez-les dans la première liste déroulante. Dans le cas contraire, sélectionnez Toutes les commandes pour accéder à la liste alphabétique complète des icônes utilisables dans Excel.

L’onglet que vous venez de créer peut être librement positionné dans le ruban. Pour cela, il suffit de le pointer dans la deuxième zone de liste et de le glisser-déposer à l’endroit souhaité. Ici par exemple, l’onglet Mes préférés est placé juste avant l’onglet Accueil. Il apparaitra donc entre les onglets Fichier et Accueil :

Si vous le souhaitez, il est possible de supprimer l'onglet qui vient d'être défini. Cliquez du bouton droit sur une partie inoccupée du ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban dans le menu contextuel. Sélectionnez le nouvel onglet dans la zone de liste affichée dans la partie droite de la boîte de dialogue Options Excel, puis cliquez sur Supprimer.

Chapitre 11 : « Raccourcis vers les éléments du ruban »

Pour trouver le raccourci clavier qui correspond à une icône dans le ruban, appuyez puis relâchez la touche Alt. De petites lettres apparaissent dans le ruban. Appuyez sur la touche qui correspond à l'onglet que vous souhaitez sélectionner. En fonction de votre frappe, une ou plusieurs autres lettres apparaissent. Appuyez sur les touches correspondant à la fonction que vous souhaitez atteindre.

Par exemple, pour activer l'icône Centrer, dans le groupe Alignement, sous l'onglet Accueil, vous pouvez appuyer et relâcher tour à tour les touches Alt, L, G puis C.

Un autre exemple. Pour afficher ou cacher le quadrillage des feuilles de calcul, vous basculez sur l’onglet Affichage du ruban et vous cochez ou vous décochez la case Quadrillage du groupe Afficher. Si vous préférez, vous pouvez appuyer puis relâcher les touches Alt, N, È puis F.

Chapitre 12 : « La barre d'outils Accès rapide »

La barre d'outils Accès rapide contient plusieurs commandes indépendantes de l'onglet sélectionné dans le ruban. Elle peut être affichée dans la partie gauche de la barre de titre ou en dessous du ruban. Pour modifier son emplacement, cliquez sur l'icône Personnaliser la barre d'outils Accès rapide et choisissez Afficher en dessous du ruban, ou Afficher audessus du ruban dans le menu.

Par défaut, la barre d'outils Accès rapide contient trois icônes : Enregistrer, Annuler et Rétablir. Pour la compléter, cliquez sur Personnaliser la barre d'outils Accès rapide et choisissez l'une des commandes qui apparaissent dans le menu. 

Si la commande que vous souhaitez insérer n'apparait pas dans le menu, cliquez sur Autres commandes. La boîte de dialogue Options Excel s’affiche, onglet Barre d’outils Accès rapide sélectionné. Choisissez une catégorie dans la liste déroulante (1), une commande dans la zone de liste de gauche (2), puis cliquez sur Ajouter (3). La commande est immédiatement ajoutée à la zone de liste de droite (4).

Recommencez cette technique autant de fois que nécessaire pour compléter la barre d'outils Lancement Rapide selon vos souhaits, puis cliquez sur OK.

Ici par exemple, la commande Insérer une image de l’onglet Insertion a été ajoutée à la barre d'outils Accès rapide.

Pour supprimer une icône dans la barre d'outils Accès rapide, il suffit de cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et de sélectionner Supprimer de la barre d'outils Accès rapide dans le menu contextuel. 

Enfin, pour réinitialiser la barre d'outils Accès rapide, et ainsi, retrouver les icônes qui y étaient déposées par défaut, cliquez sur l'icône Personnaliser la barre d'outils Accès rapide et choisissez Autres commandes dans le menu. La boîte de dialogue Options Excel s’affiche. Cliquez sur Réinitialiser puis sur Réinitialiser uniquement la barre d'outils Accès rapide. La boîte de dialogue Réinitialiser les personnalisations s’affiche : 

Confirmez en cliquant sur Oui, puis sur OK.